みなさんこんばんは。
てつおです。
上司の書類審査を
なかなか通過できない・・・
取引先からの資料のやり直しで
今日一日が終わってしまった・・・
そんな経験はないでしょうか？
今日は、
あなあの上司や取引先との
書類や資料のやり取りにおいて
見落としがちな
最も重要なことをお伝えします。
この記事をお読みいただくと
資料作成の時間が大幅に削減され、
あなたの仕事のパフォーマンスを
劇的に良くすることができます！
ぜひ、最後までお読みください。
資料作成が速い人と遅い人の決定的な違いとは？
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報告するのかしないのか？担々麺ジプシーから考える仕事術
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資料作成の意図、レベル合わせできてる？
私も管理職をしてますが、
部下の書類やメールを
良くチェックしています。
そして、
部下に報告書やメールの作成を
お願いしたとき、
明らかに仕事の早い人と
遅い人がいるんです。
もちろん、
センスの問題もありますが、
それ以外の問題もあるんです。
とりあえず、
センスのことはおいといて、
仕事が早い人の特徴って
なんだと思いますか？
・ ・ ・
・ ・ ・
わかりましたでしょうか？
仕事の早い人は、
指示を受けたことに対し、
資料のたたきをササッと作り
相談に来る人が多いんです。
そうすると、
たたきの段階で
方向性があってればそれで良し！
もし、方向性が違えば
直ぐに軌道修正して
第２弾のたたきを作る。
そうやって、
指示したことに対する
方向性が固まれば、
あとは、
肉付けをしていくだけ。
もちろん、
肉付けそのものにも
資料作成センスは
要求されるんですけどね。
逆に、
仕事が遅い人は、
朝一番に指示を出しても
午前中は音沙汰無し・・・
夕方近くになって
「できました！
チェックをお願いします！」
と、本人的には
ほぼ完成した資料を
持ってくることが多いです。
これやられると、
「あちゃ～・・・」
って思っちゃいます。
というのも、
その資料が
私の指示と方向性が
合っていればいいですが、
もし違えば、
またイチからやり直しに
なるからです。
そして、
やり直しになれば、
また一日
時間がかかってしまう・・・
要は、資料の肉付け作業も
イチからやり直しなんです。
なんてモッタイナイ・・・
って思うんですね。
資料作成のスピードを
上げたいなら、
ササっと資料のたたきを作り、
指示した人の意図とあってるか
多少ウザがられてでも
確認することを強く勧めます！
トップ５％社員やリーダーの習慣としても「20％」というキーワードが紹介されています。
トップ「５％社員」は、完成度が20％で意見を求める
「AI分析でわかったトップ５％社員の習慣」より
早い段階で改善点を指摘されたほうが時間もストレスも低減できる
進捗20％で仕事を依頼した側と受けた側の認識のズレを補正できれば、その後の差し戻しや作り替えといった非効率な作業も減らすことができます。実際に、進捗20％でチェックする仕組みを作った５％リーダーの中には、差し戻しを74％減らすことに成功した人もいます。
「AI分析でわかったトップ５％リーダーの習慣」より
第一印象、大事にしてる？
ちょっと
話が変わりますが、
先日、親戚のお嬢さんが
結婚することになって、
親族で顔合わせの
食事会をしたんです。
どんな旦那さんだろう・・・？
と、ワクワクしてたんですが、
その旦那さんが
みんなにあいさつしたとき、
緊張しているような
面持ちではありましたが、
チャラついてなくって
謙虚な好青年って感じで、
第一印象として
とっても感じが良かったんです。
食事会も和気あいあいで
すっごく楽しい時間で、
「彼なら安心できるね～」
って話になってました。
もちろん、
実際の結婚生活では
山あり谷ありだと
思いますが、
親戚に対して
最初の印象がいいと、
何か困ったことが
あったりしても
力になってくれる
可能性が高いです。
逆に第一印象が悪いと
自然と疎遠になってしまって、
その後の長い親戚づきあいに
支障がでるかもしれません。
なぜ、
この話をしたかというと、
あなたが作る資料も
「第一印象が大事」
だからなんですね。
たとえば、
資料の途中は
めちゃくちゃ力を入れて
作っていたとしても、
最初の一ページ目の
見た目が良くないと、
そのあとの資料の印象も
悪くなってしまい、
思いのほか
修正指示をうけることに
なる筈です。
これを
心理学では「初頭効果」といい、
最初の印象がよければ、
その良い印象がその後も続きやすく、
逆に、最初の印象が悪ければ、
その悪い印象が尾を引いてしまう、
ということなんです。
資料作成においても
「初頭効果」の力は大きいです
例えば、
・冒頭一ページめの出来が
その後の印象を決める
・A4一枚の報告書であれば、
その内容よりも
ぱっと見の見た目が悪いと
まともに読まれない
ということなんです。
これがわかれば、
資料作成で注意すべき
ポイントが見えてきますね！
１．最初に目に入るページは
特に見た目を気を付ける。
２．文章には適切な行間を開ける
３．一文一文の長さは短めにする
４．結論を先に書く
こんな風に
文章で書くとわかりにくいと
思いますが、
その資料をみたときに
「うわっ、読みにくい・・・！」
と思われないよに
第一印象を良くすることは
めちゃくちゃ大事なんです。
俺は中身で勝負だ！
なんて、
言ってられないんですよ（笑）
社内でも資料作成のうまい人を真似してみるといいです。
デザインやプレゼンという意味では、こちらの書籍も参考になりますよ。
まとめ：ポイントは「初動確認」と「第一印象」
あなたは
初動映画を見に行った時、
その映画の宣伝が
アクションシーンがスゴイ！
ってふれこみなのに
アクションシーンの迫力が
ぜんぜんなかったら、
めちゃくちゃがっかりしませんか？
それとか、
最初の30分で意味わからず
全く面白くなかったら、
ついつい
居眠りしてしまいますよね？
これは、
あなたの期待するストーリーが
その映画に見いだせなかった、
ということなんです。
資料作成でも
同じことが言えます。
あなたが作る資料は
相手の期待するストーリーを
満たしてるか？
そして、最初に見せるページは
つまらない見た目になっていないか？
これらのことを
意識することがとても大切です！
資料作成のスピードを
上げたいのなら、
以下の二つに注意しよう！
（初動確認の徹底）
・何を依頼されているのか？
・方向性はあっているのか？
（第一印象を良く）
・最初に見せるページ
・ぱっと見の見た目
この二つを意識するだけで
あなたの資料作成スピードが
劇的にかわってきますよ！
その結果、
相手の方も喜んでくれること
間違いなし！
ぜひ、試してみてください！
ということで
ここまでお読みくださり
ありがとうございました！