上司に報告するときに
緊張してしまってしどろもどろ・・・
「君、結局何が言いたいのかね？」
と、報告途中に上司にツッこまれる・・・
そんな経験はないでしょうか？
今回は、ちょっと意識するだけで、
報告力が抜群に上がる方法について
書きたいと思います。
１分で読めますので、
是非最後まで読んでください！
こんな報告していませんか？
もしかして、
あなたもこんな報告の仕方を
していないでしょうか？
パターン１
あなた「あの、資料を埋めてみたんですけど・・・」
こんな風に、
いきなり自分がやった作業のことを
話し始めても、
相手は何の話をしているのか
理解するのに時間がかかってしまいます。
パターン２
あなた「○○さんから△△の依頼がありまして」
上司 「それで？」
あなた「自分なりに資料をあたってみたんですけど」
上司 「それで？？」
あなた「３時間ほど作業に時間がかかってしまって」
上司 「それで？？？」
あなた「今日はちょっと用事があるので、
確認の途中ですが、定時で上がらせて
もらえると助かります」
上司 「あ、定時で上がりたいってことね？
依頼者にもちゃんと断ってあがろうね・・・」
上司に確認したいことが、
ようやく出てきたようです。
忙しい上司の場合、
途中でキレられるかも・・・（笑）
（今のご時世、逆にパワハラって
いわれちゃいますね・・・）
分かりにくい報告の特徴とは？
先ほど、わかりにくい報告の
典型的なパターンを書きましたが、
何か共通点がありそうですね！
そんなの簡単やん！
って思われそうですが、
皆さんもぜひ、
考えてみてください。
いかがでしょうか？
先ほどのパターン全てにおいて、
一番最初に何の話に関することで
その結論は何か？を伝えていないため、
聞き手の上司は
あなたが何を言おうとしているのか、
話を聞きながら一生懸命考えています。
つまり、報告下手だと
不必要に上司のエネルギーを
奪ってしまっているのです。
あなたも、
友人と話している時、
友人から勢いで話された話が
いったい何のことかわからず、
「ねぇ、いったい何の話なん？」
って聞き返した経験はないですか？
まさに、それです。
話をするときに結論を先に言いましょう！
これ、すっごく大事です。
結論だけでも不十分
それでは、もう一つのパターンを
みてみましょう！
パターン３
ちょっと難しい業務にあたっているあなた。
とある判断について上司に仰ぐシーン。
あなた「○○の調達は、A社からで進めたいと
思うのですが、問題ないですよね？」
上司 「なんでいいと思ったの？」
あなた「前と同じやり方なので、それでいいかと
思ったんですが・・・」
・・・
さて、このパターン３は、
一見、結論から先に伝えているように見えますが、
説得力が全くありませんよね？
それもそのはず。
結論に対する「理由、根拠」が
全く述べられていません。
いつものルーチンならともかく、
理由もなく、前と同じだからなんて・・・
何にも考えてないのかしら・・・
って思われそうですね。
仮に、前と同じだからということでも、
例えば、
「A社のコストメリットは前回同様に一番有利で、
継続的に取引しており納入実績も問題ないため」
などの、具体的な理由が述べられておくと
一気に説得力が増します。
あと、ちょっとしたテクニックですが、
反論処理を入れておくとよいです。
例えば、上司から、
「でも、振興のB社はどうなんだ？」
と聞かれた際、
B社よりもA社が優れている理由や、
B社の懸念点を用意しておくと、
より説得力が増しますよ。
まぁ、スパイスが効くとうま味が増す、
みたいなもんです。
（うまいたとえになってないかな・・・）
さらに、先ほどの理由に対し、
具体例を交えると、よりわかりやすくなります。
「今回、1000ロットの発注をするとした場合、
A社だと1000万、B社だと1200万ほどかかります。
また、納期もA社は１週間、B社は２週間ほど
かかります。」
そして、最後にもう一度、
結論を言いましょう！
「そのため、今回の調達は
A社で進めたいと思います」
PREP法を意識して報告しよう
先ほどご紹介したとおり、
報告には「型」があるんです。
まず、結論を伝え（Point）
次に、理由を言う。（Reason）
さらに、事例を使い（Example）
最後に結論でまとめる。（Point）
P：結論 → R：理由 → E：事例 → P：結論
と覚えておくといいです。
これ、PREP法（ぷれっぷ法）って言うのですが、
報告書などの文章を書くときの型なんです。
それを、話言葉でも使ってみようってことですね。
PREPすべてを覚えられなくても、
まずは「結論」を先に言う
ということを意識するだけでも
あなたの報告の質は劇的に向上しますよ！
ぜひ、明日から職場で試してみてください！
おっと、
一点注意点が。
間違っても、奥さんや旦那さんに
「結論から先に言って」
とか言わないように。
会話が仕事チックになって、
変な空気になってしまいます・・・
ということで、
今日はこの辺で。
ここまでお読みくださり
ありがとうございました！
あなたも是非、
職場では「結論」から。
そしてPREPを意識してみてください！
それではありがとうございました。