気付けば夕方・・・
キーンコーンカーンコーン
終業のチャイムが鳴り響くフロア。
えっ？もう17時なの？？？
まだ今日やりたかった仕事、
全然できてないんだけど・・・
また残業確定じゃん…
そんな経験はないでしょうか？
できれば定時内で
仕事を終わらせ、
アフターファイブを
大切な人と過ごすとか、
スキルアップに向けた
勉強をするなど
あなたの大切な時間を
有意義に使いたいですよね？
今回は、仕事を定時で
終わらせるために
超重要となる習慣について
書きたいと思います。
これを実践いただければ、
日中、何をしていたんだろう・・・
という時間が劇的に減らせます。
明日からすぐに実践可能ですので
是非最後まで読んでくださいね。
「上司のダメ出しが多くて仕事がすすまず残業」という方はこちら
定時退社を実践するためのマインドを知りたい方はこちら
いつも残業となる部下の３つの特徴
上司の立場から
部下を観察していると、
いつも残業となる
部下の行動パターンは
大きくわけて３つです。
上場企業管理部門の
管理職として
10人の部下を持つ私が
実際に長年
部下を観察してわかった
残業沼にハマる３パターンを
ご紹介したいと思います。
頼まれたら断れない…自分の仕事が後回しとなり定時後が本番となる部下
「先週お願いした仕事、
進捗どうかな？」
と、上司から言われ
ドキッとした経験はないですか？
実は、頼まれた仕事が
全く進んでなくて、
最近、日中なにをしていたのか
自分でもよくわからない・・・
そんなあなたは
もしかすると、
周りからの頼まれごとで
あふれかえってしまい、
「重要で時間がかかる業務」に対し、
優先度を知らず知らずのうちに
落としてしまっているのかもしれません。
この頼まれ事は
すぐ終わるから・・・
と、チョイ用をこなし、
同僚や他部署のメンバーから
質問されると最優先で対応・・・
電話応対も率先してこなし、
30分以上話し込んでいた・・・
そんな状態ではないでしょうか？
頼まれたら断れない
いわゆるイイ人
になってしまうと、
いつまでたっても
自分の仕事ができず、
仕事があぶれ
どうしても残業になりがち・・・
最初はテキパキ
仕事を素早くこなしていた
あなたも、
いつの間にか
自分の仕事は残業でこなす
という習慣になっているのです。
えっ、私は残業もいとわず
仕事をするのが好きなんですけど…
という人以外は、
いわゆるイイ人
を卒業し、
頼まれ事の断捨離を
する必要があるのです！
先延ばし人…気づけば全ての仕事がすぐやらないといけない状態の部下
上場企業で経理では、
四半期決算といって
３ヶ月ごとに会社の経営成績を
とりまとめる必要があります。
決算は超繁忙、時間との勝負。
そんなときに
部下からこんな相談が・・・
「○○部から依頼があって
今日が締切なんです。
決算作業とどちらを優先すれば
いいでしょうか？」
えっ、なんで今なの？
と思いますが、
そこは管理職の仕事。
淡々と調整を進めます。
私の業務進捗管理能力の
問題でもありますし・・・
で、なぜこうなったの？
と部下に聞くと
「○○部からの依頼は
１ヶ月前から内々で受けていて、
自分できると思ったんですが、
手つかずになってしまったんです。」
というのです。
えっ、なんで相談を受けて
１ヶ月間も放置してるの？
ってなりますよね？
上司からの依頼や
他部署からの依頼であっても
自分で対応できればいいけど、
進捗していないときは
期日にならないと相談しない
そんなパターンが多いです。
自分の力で
何とかしようとすることは
大切ですが、
期日ギリギリでしか
周りに相談しないのは
本末転倒です。
悪く言えば
優先順位の判断ができず
重要なことを先送りするクセ
「先送り人」
になってしまっています。
このタイプの部下は
決算で忙しいときに限らず、
閑散期でも
頻繁に残業をしてしまう傾向に
あります。
なぜなら、
期日が来ていよいよヤバイ・・・
となるまで
上司にもチームメンバーにも
相談することがないからです。
えっ、間に合わない責任は
全部自分がしょいこむぜ！
という人以外は、
先送り人
を卒業しない限り、
残業沼から脱出することは
できないでしょう。
一日のスケジュールがギチギチ…１秒のバッファすらない部下
「この間頼んだあの仕事、
今日の16時までにできそう？」
上司からの確認に対し、
「はい！大丈夫です！」
と元気よく答える部下。
そして、
16時が近づいたころ…
上司
「そろそろできてる？」
部下
「申し訳ありません。
あと、３時間ほどかかります」
上司
「えっ、３時間って・・・
朝き確認したとき、
大丈夫って言ってたよね？
残業になっちゃうの？」
部下
「はい…ですが、
他部署からの問い合わせと
急な会議が入りまして…」
上司
「問い合わせや会議って
３時間もかかってないよね？」
部下
「そうなんですが・・・
ほかのこまごまなことも
ありまして・・・」
こんなやり取り、
あなたの会社でも
起きていませんか？
私の部下でも
閑散期にもかかわらず、
急に残業の申請をしてくる
部下がいますが、
今日、どんなスケジュールを
組んでいるのか確認すると、
手帳にすき間なく、
ギッシリと予定を組んでいるのです。
そりゃ、一つや二つ
予定外のことが入ると、
それだけで１時間以上遅延。
しかも、
予定外のことが起きなくても、
１回数分のチョイ用を
何回かこなしたりすると、
30分とか平気で経つものです。
仕事にしろ
プライベートにしろ
突発業務は必ず起きる！
そういう前提で
スケジュールを組んでいく必要が
あるんです。
日々、業務を進めると
予定していなかった業務が
横から入ってくるものです。
予定を詰め込まないと
不安になる。
そんな
「詰め込み症」
が発症すると、
期日が設定された日は
残業になりがちです。
自分の手帳を見直し、
重要事項に
十分時間が割けるよう
「詰め込み症」を
治療していく必要があるのです。
今すぐ残業沼を脱出！本当に大切なことは何なのかを考える
これまで見てきた
残業にハマる３タイプの部下
この部下たちに
共通しているのは
最優先事項は何か？
という問いに対し、
明確な答えを持ってない
といういこと。
悪く言えば
行き当たりばったり…
ということなんですね。
そんな習慣を
どうやって変えていくのか
これから見てきます。
最優先事項を優先する
世界的ベストセラーの
キング・オブ・ビジネス書
「７つの習慣」
ビジネスに限らず
人生全般の悩みに答える名著です。
そこで紹介されている
３番目の習慣が
「最優先事項を優先する」
ということなんです。
えっ、そんなの
当たり前じゃん！
という声が
聞こえてきそうです。
ですが、
もし、あなたが
息をつく間もないほど
忙しいとしたら、
この先を
最優先事項を優先する
が、出来ていない
可能性があるんです。
日々の行動は４つに分類して考える
あなたのまわりで
起こる出来事は
「緊急度」
「重要度」
の観点から
次の４つの領域に
分類できます。
「緊急度」と「重要度」による４つの領域
「完訳 ７つの習慣」より引用
- 【第Ⅰ領域】緊急かつ重要な領域
- 【第Ⅱ領域】緊急ではないが重要な領域
- 【第Ⅲ領域】緊急だが重要ではない領域
- 【第Ⅳ領域】緊急でも重要でもない領域
締切の迫った
重要な会議資料の作成は
「第Ⅰ領域」であり、
急がないとヤバイ・・・！
とみんなが思える領域です。
当然、
最優先で何がなんでも
対応しますよね？
毎日残業になるのは、
その日の業務全てが
「第Ⅰ領域」になっている、
ということなんです。
日々、忙しいのはわかります。
ですが、
そもそも、なぜ
全ての業務が
「第Ⅰ領域」の仕事と
なるのでしょうか？
これから
考えてみましょう。
時間管理のマトリックスを活用する
なぜ、いつも
「緊急」で「重要」な
仕事ばかりに
なるのでしょう？
次の表は
「時間管理のマトリックス」
といい、
７つの習慣から
引用したものです。
早速見ていきましょう。
【時間管理のマトリックス】
「完訳 ７つの習慣」より引用
緊急 緊急でない 重要 【第Ⅰ領域】緊急かつ重要な領域
・危機や災害、事故、病気
・締め切り直前のタスク
・クレームへの対応
・直前に迫った会議の
資料づくり【第Ⅱ領域】緊急ではないが重要な領域
・人間関係づくり
・体力づくり
・スキルアップ
（自分を磨くこと）
・準備や計画
・適度な息抜き重要でない 【第Ⅲ領域】緊急だが重要ではない領域
・無意味な電話や
メールの対応
・突然の来訪への対応
・多くの会議
・無意味な接待やつきあい
・多くの報告書【第Ⅳ領域】緊急でも重要でもない領域
・暇つぶし
・長時間、必要以上の息抜き
・だらだらとした電話
・世話話
・その他、無意味な活動
このマトリックスを
見てもわかるとおり、
第Ⅰ領域の仕事は
誰にせかされずとも
今すぐやらなくては
ならない業務だと
誰でも理解できます。
災害や事故、
クレームへの対応、
このようなことに対し、
事前に準備する
というのは
根本的には難しい。
でも、
締切直前のタスク、
直前に迫った会議資料の作成、
これらの業務は
いかがでしょうか？
いきなり
今日が締切だったのでしょうか？
もしかすると
そうかもしれませんね。
それでは、
第Ⅱ領域を見てみましょう。
【第Ⅱ領域】緊急ではないが重要な領域
「完訳 ７つの習慣」より引用
・人間関係づくり
・体力づくり
・スキルアップ
（自分を磨くこと）
・準備や計画
・適度な息抜き
これを見ると
確かに重要だけど
これらのことは
誰かにせかされることは
ないですよね？
だから、
重要だとわかっていても
どうしても後回しになる。
でも、
自分のスキルを
磨いたり、
今後予定されている
会議などを把握し
上司から情報を
入手したり、
このような
動きを踏まえて
資料やデータを
事前に準備しておけば、
ある程度の仕事を
「緊急ではない」
範囲で行うことが
できるはずです！
少し立ち止まって
自分の状況を俯瞰し、
「時間管理のマトリックス」
日々の行動を
当てはめていくことで、
第Ⅱ領域の仕事、
つまり
「緊急ではないが重要なこと」
を優先できるよう、
あなたのパラダイムを
変えていく必要があるのです！
重要ではないことに時間を割かれていないかチェックする
ここで、注意しないと
いけないことがあります。
人は、
「緊急」
であることをもって、
重要なこと
と、考えるクセがあるのです。
【第Ⅲ領域】緊急だが重要ではない領域
「完訳 ７つの習慣」より引用
・無意味な電話や
メールの対応
・突然の来訪への対応
・多くの会議
・無意味な接待やつきあい
・多くの報告書
ここに
書かれていること、
日々の業務で
多くの時間を
使ってないでしょうか？
確かに、
日々、「緊急」なことを
こなし続けていると、
高揚感
を感じますよね？
確かに、
私もそうなるときが
このような状態を
「緊急中毒」
といいます。
実は、自分では
第Ⅰ領域の仕事と
思っていても
多くの仕事は
第Ⅲ領域の仕事
だったりします。
現実を直視するのは
恐ろしいですが、
冷静になって、
日々の行動を
「時間管理のマトリックス」
にあてはめ
自分の行動を
見直していく必要が
あるんです。
まとめ：「最重要事項」に注力しよう
ここまで
「最優先事項を優先する」
ということについて
話をしてきました。
残業にハマりやすいのは
- いわゆるイイ人
- 先送り人
- 詰め込み症
の３パターンでした。
いずれも
「最優先事項」
ということを
もっと見つめる必要が
あることが
お分かりいただけたかと
思います。
いわゆるイイ人は
最優先事項を優先する
勇気をしっかり持ち、
周りからの依頼に対し
「No」と言える勇気を持つ！
先送り人は
チームにとっての
最優先事項を
しっかり認識し、
その最優先事項を
達成するために
周りの巻き込み力をつける！
詰め込み症の人は
最優先事項を
ほんとに優先できるよう
日々のスケジュールには
２～３時間程度余裕を持つ！
余裕がなければ
上司や同僚に相談する！
そうやって
日々の行動を
「時間管理のマトリックス」
に落とし込み、
第Ⅱ領域の仕事の
比重を上げていけるよう
日々意識していくことが
大切です！
残業を減らすためのおすすめ書籍
最後に、
残業沼から脱出するために
オススメの本を紹介します！
ぜひ、読んでみて、
あなたの職場で
あなたの仕事で
生かしていきましょう！
人生のバイブル ７つの習慣
ビジネスに限らず、夫婦関係を含む全ての人間関係に活用できる、まさに人生のバイブル！
一家に１冊の必需品です！
残業を減らしたい、即効性を求めるならコレ
今すぐ残業を減らしたい！
そういう人に即効性のある参考書です。
それぞれ50のアイデアが書かれています。
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トップ５％を走る人たちの習慣を知りたいならコレ
トップ５％を走る人たちの習慣を知りたい！
そういう人におすすめなのが、こちらのトップ５％シリーズ。
すでにうまく行っている人が、普段どのような考え方、ものの見方をしているかを知ることができる良著です。
それでは、
ここまでお読みくださり
ありがとうございました！