いわゆる、管理職といわれるみなさん、
こんなお悩みはないでしょうか？
・マネジメント業務だけでなく、自分自身の担当業務もこなさねばならず、とにかく時間がない・・・
・自分の業務をなかなか部下に引き継げなくて困る・・・
・部下に任せた業務の進捗がわるく、いつも気になる・・・（自分がやったほうが早いのに・・・）
かくいう私も、部下10人を抱える課長としてのマネジメントもしながら、もともとの自分の担当業務もこなし、部下からあぶれた業務のフォローもやりながら・・・あぁー時間がない！と叫んでいる一人です。
今日は、そんな状況を打破し、部下が率先して伸び伸びと業務をこなし、自ら動いていくような組織にするにはどうしたらいいか？
先人たちの知恵を拝借し、職場で実践することでその効果を試してみたいと思います。
本日のテーマは「フラクタル」です。
管理職って忙しいの？
管理職の方って
いつも忙しそうですよね。
上司への報告、
部下のマネジメント、
さらには、
自らが担当者として
業務をこなす毎日。
会議が終わり、
自席に着いた時、
私の帰りを
待っていたかのように
部下が報告や相談に
やってくるのです。
ちょ、ちょっと、
お茶くらい飲ませてくれよ・・・
って言いたくなるときも。
役職があがるほど忙しくなるのか？
一方で、
周りを見渡すと、
必ずしも
管理職のみんながみんな、
忙しいってわけでも
なさそう。
一般的に
役職があがれば上がるほど
業務範囲は責任が
大きくなってきます。
ただ、それとともに、
忙しさも増大するかというと、
課長をしている
私くらいの管理職でも
万年、忙しそうな人もいるし、
逆に、
いつも定時で上がっている人もいる。
一体、何が違うんでしょうか？
忙しさの要因を考えてみる
忙しさの要因として、
適当に５つくらい上げてみます。
- そもそも、人員数に対し業務量が多すぎ・・・
- 管理職になったのに、担当者時代の業務をいまだに担当している・・・
- マイクロマネジメントに走っており、部下に業務を任せられていない・・・
- 管理職自身に決断力がなく、業務を捨てることができない・・・
- 管理職に能力がない・・・（笑）
このうち、
①は組織の力学もあるため、
自組織の人員について
自分ではどうにもできない場合もあります。
もちろん、
会社に人員アサインを依頼するのも重要ですが、
希望どおりになるとは限りません。
②から⑤については
管理職自身の考え方や行動を変えれば
改善できる可能性があるかと思いますが、
今回は②について
考えてみたいと思います。
ボトルネックはどこなのか？
② 管理職になったのに、担当者時代の業務をいまだに担当している・・・
意外と、当てはまる方が
多いんじゃないでしょうか？
もちろん、
担当者時代の業務全てを
抱えたままの方は
少ないとは思いますが、
例えば、
・この業務は重要だから・・・
・難易度が高い業務だから、まだ引き継げない
・部下に任せるくらいなら、自分がやったほうが早い
・その業務が好きで、手放せない
そんな理由で
抱えたままの業務が合ったりしませんか？
私もそのような業務があるので
良くわかります。
でも、それって部下を
信用していないのと同じことなんです。
「部下に任せたいけど、
自分のレベルではまだ難しい・・・」
こんな口癖をいっているようでは、
いつまでたっても
管理職自身が忙しい状況は
変わらないんです。
って、
わたしのことなんですが（笑）
おまけに、
そういう管理職にも
右腕になるような
部下がいるかと思うのですが、
（いない方、ごめんなさい）
そういう部下って
割と重要だったり難易度の高い
業務を任せていますよね？
で、管理職自身の業務で、
例えばマネジメント系の業務を
お願いしようとしても、
右腕の部下自身も忙しく、
キャパオーバーになっちゃうって
ありませんか？
あれ、
ちょっと振り返ってみましょう。
管理職自身も
業務を部下に任せるのが苦手。
右腕たる部下をみても
そのまた部下に任せるのが苦手。
そして、その部下も
そのまた部下に・・・
あなたの部署では
もしかしたらそういう連鎖が
起きているのかもしれません。
これを「フラクタル」
相似性といいます。
あるところで
起きている事象が、
その組織の上下でも
起きている可能性がある、
ということです。
負の連鎖を断ち切る
組織では、
よくこういった「フラクタル」現象が
起きています。
ある部署、あるチームの悩みが、
形は違えど、別の部署やチームで
起きている問題と同じ内容だった・・・
ということはよくあることです。
それは、部署内でも
同様のことが起きています。
もし、あなた自身が
部下に業務を任せることが苦手で、
日々忙しい、と言っているとしたら、
ぜひ、意識的に
部下に業務を任せてみてほしいんです。
「あっ、それはこうやって、ああやって・・・」
優秀なあなたは
つい口をはさみたくなる場面も
あるかと思いますが、
そこは、がまんがまん。
そして、
あなたの右腕の部下も
同じように部下に業務を任せるのが
苦手のようでしたら、
ぜひ、あなたから声掛けして、
「その業務、○○さんに
任せてみたらどう？」
と伝えてほしいんです。
そして、
その任せる、という根底には、
部下を信頼する
という感覚が必要です。
ぜひ、今日からでも
「部下に任せる」
ということを意識してみてください。
あなたが意識すれば、
それがあなたの右腕、
そして、その先の部下まで
浸透していくかもしれません。
ということで、
今回はこの辺で。
ここまでお読みいただき
ありがとうございました！